Bienvenidos a una nueva entrada de Yentelman, el blog donde aprenderéis inglés y, si os descuidáis, hasta español. Hoy abrimos con la primera entrada «oficial» de la sección de Writing, donde iremos explicando las mejores formas de escribir diversos tipos de texto y/o redacciones. En esta ocasión vamos a ver cómo elaborar un e-mail informal.

La literatura epistolar dio un importante paso adelante con la introducción de las llamadas «nuevas tecnologías» (Por qué siguen llamando así a tecnologías de hace 20 años es algo que se me escapa, pero bueno…). El correo electrónico o e-mail fue sustituyendo a las cartas de toda la vida (hasta el punto de que, si hoy en día recibimos una carta, nos asustamos, porque o es de hacienda, o del banco, o de tráfico… en fin, ya sabéis por dónde van los tiros), y se convirtió en una herramienta imprescindible en la comunicación. De hecho, ahora mismo estamos ya en un momento en que no falta quien afirma que el propio e-mail es una forma de comunicación abocada a la extinción. Aunque la forma de escribir cada e-mail dependerá de muchos factores, en general podemos seguir una serie de pautas básicas según estemos escribiendo un e-mail formal o informal.

En general, el e-mail es siempre menos formal que la carta. En este tema nos vamos a centrar únicamente en los e-mails informales, aunque sí haremos alguna referencia a estilos algo más polite para comparar.

Para empezar, los campos habituales en cualquier e-mail (destinatario, remitente y asunto, es decir: to, from y subject) deberán ir cumplimentados como corresponda, aunque si estás escribiendo a un amigo o a alguien con quien tienes la suficiente confianza, el “asunto” puede ser más vago, menos aclaratorio que en un e-mail formal, y puedes permitirte utilizar una dirección de correo algo menos seria que si estás escribiendo un correo electrónico formal para, por ejemplo, solicitar un puesto de trabajo: direcciones tan pintorescas como [email protected] no suelen ser del agrado de los responsables de selección de personal. Por cosas como esta, siempre es recomendable tener un par de cuentas de correo, una de ellas para temas más serios.

Para la introducción, puedes evitar el clásico “Dear” (“estimado…”) y empezar directamente con el nombre o apodo de la persona a la que escribes, saludando con un Hi, hello, «yo, mate!» o lo que te parezca; una vez más, depende de tu grado de confianza con esa persona y de cómo estéis acostumbrados a dirigiros el uno al otro en general. A este respecto, la estructura podría seguir un patrón como el que expongo a continuación:

• Presentación: Nombre o apodo del destinatario, con el saludo correspondiente si es necesario: Hi…, Hi there…

• Cuerpo del mensaje, en el que escribes el motivo que te ha llevado a escribir el e-mail; se puede dividir a su vez en introducción, tema principal y conclusión, si el asunto del mensaje es lo suficientemente amplio; esto es común a prácticamente cualquier tipo de texto en cualquier idioma. En el caso del e-mail, sin embargo, muchas veces se tratará tan sólo de un par de frases. Siendo un e-mail informal, puedes permitirte ciertas licencias como el uso de modismos, vulgarismos e incluso slang. Intenta, no obstante, evitar las abreviaturas excesivas. Recuerda que esto no es un SMS. Incluso en Twitter se intentan evitar las abreviaturas excesivas, y eso que son sólo 140 caracteres.

 

 

• Despedida: Aquí la cosa puede variar dependiendo de si escribes a un amigo/a o a tu pareja… despedidas como take care, cheers (¡no sólo se usa para brindar!) o best wishes (este último es algo más formal) pueden valer para ambos, mientras que love, thinking of you o xoxo (abreviatura de kisses-hugs: besos y abrazos. No confundamos…) serían tal vez más adecuados para la pareja sentimental, aunque siempre depende de cada uno.

• Firma: Tu nombre de pila, nick de Forocoches, apodo…

Además de esto, en e-mails informales puedes utilizar emoticonos y expresiones que deberás evitar en los escritos formales.

A continuación, un par de breves ejemplos de e-mail informal, para que veáis que incluso dentro de lo «informal» hay estilos y distintos grados:

Hi Bill,

I am terribly sorry about your plans. Unfortunately, I have already made an appointment on Wednesday that I cannot cancel. I’m sure we can make tremendous progress at our meeting, so I hope you can arrange to be at the university on Thursday.

See you then!

Bob

O incluso más breve:

Bill,

Sorry about your plans, but I’m busy Wednesday.

I’m sure our meeting will be productive, so I hope I’ll see you at the university on Thursday!

see ya then!

Bob

Y otro más, en un estilo informal pero entre dos penfriends que no se conocen en persona y apenas han empezado a interactuar:

Hi Stefan,

My name’s Sylvia. I’m from the Czech Republic, and I live in Prague. I am a receptionist at a hotel. I study English in my free time.

I speak Czech, Spanish and a little English. I want to learn English for my job and to travel.

I have a big family. I have three brothers and two sisters. My father is a teacher and my mother is an accountant. My brothers and my sisters are at school. My brothers are 15, 11 and 8 and my sisters are 9 and 5. I’m 20.

I like pop music, cinema and sports. I watch football on TV with my family every Saturday.

Please, write to me soon.

Best wishes

Sylvia

Para terminar, un artículo que me ha llamado la atención, en el que se elabora un poco más la idea que os he planteado antes de que «informal» no tiene por qué significar «descuidado». La fuente original se ha perdido en el éter de Internet, pero aún podéis encontrar el texto aquí. Y, por supuesto, ahora también en Yentelman.com. Si os atrevéis a traducirlo, adelante, pero ya os aviso de que fácil no es…

E-Mail: Informal? Yes. Sloppy? No.

E-mail is informal, and for many people that’s a great relief. It means there’s no wondering about the exact format, no fretting over the proper salutation and very little worrying about whether everything is precisely right.

But formality can mean different things to different people, and just as “business casual” can be interpreted in many ways, one man’s informal is another man’s mess.

One thing informal doesn’t mean is sloppy writing – such as “Well leverate last years deign” when you mean “We’ll leverage last year’s design.” Slapdash spelling and slipshod grammar are unprofessional – and not just because the word nerds say so. They slow your readers’ progress and make things difficult – and sometimes impossible – to understand.

Informal writing also doesn’t mean typing as if you’re sending a txt msg 2 yr BFF. Yes, according to your age and aptitude, that may be the way you’re used to communicating. But unless you run a texting-centric business, have full authority over how the company’s image should be managed and are certain that everyone in your potential audience will understand, it doesn’t look good. In fact, sending text shorthand in e-mail is broadly considered lazy and immature.

Still, there are at least a couple of excellent reasons for keeping your e-mails casual. One is that informal language is usually much easier to read – and therefore more efficient and productive to use – than a stiff or academic approach. Words and phrasing that sound natural make immediate sense to us, and we usually don’t have to struggle over what they mean.

Another good reason for informal writing in e-mail is that it signals a softer stance than formal language does. With e-mail’s natural ability to be misunderstood, people often infer aggravation that the writer never meant. Maintaining a sense of relaxation throughout the conversation is always a welcome move.

The basic approach to ensuring your e-mails are informal – so they’re easy to read and free of brittle overtones – is to use words and phrases that tend toward the simpler, shorter and easier to understand.

In most e-mails, for example, you can write “get” instead of “obtain,” “smart” instead of “intelligent,” “sure” instead of “certain” and so on. You can also cut down long, unwieldy constructions, as in “I do not think, upon further consideration, and with significant input from the executive team,” to shorter and friendlier versions, such as “We’ve all decided,” which will be clearer as well as less off-putting and stiff.

And one of the easiest ways to include easier, breezier phrasing in e-mail is to simply use contractions, such as “I’m” and “don’t,” instead of the longer “I am,” “do not” and so on. They’re natural and comfortable to read, and they don’t leave the writer sounding like a third-grader with a book report.

Is it true that if you will endeavor to write in a more casual manner you will find your electronic messages to be more effortless to read and more amicable all around?

Yeah – so lighten up. You’ll make more sense and seem less uptight.